Se pondrá a prueba el sistema de expediente electrónico en la Universidad

09 de octubre de 2017, 11:02.

Se pondrá a prueba el sistema de expediente electrónico en la Universidad

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Apunta a mejorar la capacidad de administración y gestión universitaria, buscando agilizar trámites, ahorrar recursos y promover criterios ecológicos, entre otros fines.

Durante esta semana se llevará adelante la prueba piloto, culminando así con la primer etapa para la implementación del Expediente Electrónico. Este innovador sistema de trámites digitales, forma parte del Plan de Modernización de la gestión, que tiene la intención de ofrecer mejores servicios al personal de la UNCUYO y a la comunidad universitaria en general.

A través de reiterados encuentros se capacitó alrededor de 150 personas del sector administrativo del rectorado y autoridades, utilizando el sistema de documentación Comdoc 3, una aplicación web para registro y seguimiento de expedientes y documentación.

Con esta propuesta, se realizará una prueba a modo de simulación en el ámbito de Rectorado con una carga inicial de cinco trámites: pago a proveedores, contratos de locación de servicios, solicitud de viáticos, compras de pasajes aéreos y lo que se denominan incentivos por ordenanza nº 36. Luego de este ensayo la idea es sumar a las unidades académicas de la Universidad, comenzando con la facultad de Derecho.

Se ha previsto también un repositorio en la página de inicio de Sistema COMDOC III, en donde se encuentra material descargable para su consulta y uso, que contiene: Modelos de Notas de inicio, Flujograma o circuito administrativo de trámites electrónicos seleccionados, Instructivo General de Uso y Criterios de caratulación.

El Expediente Electrónico, busca transparentar el seguimiento del documento, eliminar papel, ahorrar recursos y tiempo del trámite por traslado de esa información en formato papel, que en la actualidad implica entre un 25 y 30 por ciento del trámite. Las notas que antes debían presentarse fisicamente por mesa de entrada, ahora se ingresarán al sistema de forma digital. 

El diseño de esta iniciativa es un trabajo colaborativo e interdisciplinario de alrededor de 15 personas de 10 áreas de la UNCuyo, impulsado por la Secretaría de Políticas Públicas y Planificación, junto a la Secretaría Económica y de Servicios, Coordinación TICs, Relaciones Institucionales, Administración y Asuntos Legales como así también Mesa de Entrada y Comunicación Institucional del Centro de Información y Comunicación (Cicunc).